Kako koristiti e-Vrtić?

Odaberite svoju ulogu i pronađite upute korak po korak.

Sadržaj

Registracija

Prije nego što možete predati zahtjev za upis, potrebno je kreirati korisnički račun.

  1. Otvorite stranicu vrtića (link ste dobili od vrtića ili na njihovoj web stranici)
  2. Kliknite "Registracija" na stranici za prijavu
  3. Unesite vaše ime, prezime, email adresu i odaberite lozinku (najmanje 8 znakova)
  4. Kliknite "Registriraj se"
  5. Na vašu email adresu doći će poruka s linkom za potvrdu — kliknite na link u emailu
  6. Nakon potvrde možete se prijaviti
Email ne dolazi? Provjerite mapu neželjene pošte (spam). Ako nema ni tamo, provjerite jeste li ispravno upisali email adresu i pokušajte ponovo.

Prijava u sustav

  1. Otvorite stranicu vrtića i kliknite "Prijava"
  2. Unesite email adresu i lozinku koje ste koristili pri registraciji
  3. Na email ćete dobiti 6-znamenkasti kod — to je sigurnosna provjera
  4. Unesite kod i kliknite "Potvrdi"
  5. Ako želite, označite "Zapamti ovaj uređaj" — sljedećih 30 dana nećete morati unositi kod na ovom uređaju
Savjet Kod vrijedi samo 5 minuta. Ako istekne, kliknite "Pošalji ponovo" za novi kod.

Predaja zahtjeva za upis

  1. Nakon prijave kliknite "Novi zahtjev" u izborniku
  2. Odaberite program u koji želite upisati dijete (npr. cjelodnevni, poludnevni)
  3. Unesite podatke o djetetu: ime, prezime, OIB, datum rođenja, spol, adresu
  4. Unesite podatke o roditeljima/skrbnicima: ime, prezime, OIB, kontakt, zaposlenje
  5. Označite kriterije koji se odnose na vašu obitelj (npr. oba roditelja zaposlena, samohrani roditelj) — sustav automatski računa bodove
  6. Označite suglasnosti (GDPR, istinitost podataka, suglasnost za obradu)
  7. Kliknite "Predaj zahtjev"
Što je OIB? Osobni identifikacijski broj — 11-znamenkasti broj koji se nalazi na osobnoj iskaznici, rodnom listu ili potvrdi o prebivalištu.
Pažnja Nakon predaje zahtjeva ne možete mijenjati podatke. Ako ste pogriješili, obratite se vrtiću da vam vrate zahtjev na doradu.

Dodavanje dokumenata

Vrtić može zahtijevati određene dokumente (npr. rodni list, potvrda o prebivalištu). Dokumente dodajete nakon predaje zahtjeva.

  1. Otvorite vaš zahtjev klikom na njega u popisu "Moji zahtjevi"
  2. U odjeljku "Dokumenti" kliknite "Dodaj dokument"
  3. Odaberite vrstu dokumenta iz padajućeg izbornika
  4. Kliknite "Odaberi datoteku" i pronađite dokument na vašem računalu ili mobitelu
  5. Kliknite "Učitaj"
Format dokumenata Prihvaćamo samo PDF datoteke, maksimalne veličine 5 MB. Ako imate fotografiju dokumenta, možete je pretvoriti u PDF besplatnim alatima na internetu ili korištenjem opcije "Ispis u PDF" na vašem mobitelu.

Praćenje statusa zahtjeva

Nakon predaje zahtjeva, možete u svakom trenutku vidjeti u kojoj je fazi.

  1. Prijavite se i otvorite "Moji zahtjevi"
  2. Svaki zahtjev ima oznaku statusa u boji:
Zahtjev podnijet Vaš zahtjev je zaprimljen i čeka na pregled
U obradi Djelatnici pregledavaju vaš zahtjev
Inicijalni razgovor Pozvani ste na razgovor — provjerite email za termin
Prihvaćen Vaše dijete je primljeno u vrtić
Odbijen Zahtjev nije prihvaćen — imate pravo na prigovor
Savjet Svaki put kad se status promijeni, dobit ćete obavijest na email.

Razvojni upitnik

Neki vrtići traže da ispunite upitnik o razvoju vašeg djeteta. To pomaže odgajateljima da se bolje pripreme.

  1. Otvorite vaš zahtjev u popisu "Moji zahtjevi"
  2. Ako vrtić traži upitnik, vidjet ćete gumb "Ispuni upitnik"
  3. Upitnik ima nekoliko sekcija: obitelj, zdravlje, navike, motorika, govor, socijalizacija
  4. Ispunite sve što možete — neobavezna polja možete preskočiti
  5. Kliknite "Spremi upitnik"
Zašto je ovo važno? Upitnik nije za ocjenjivanje vašeg djeteta. Služi odgajateljima da unaprijed saznaju individualne potrebe svakog djeteta i prilagode pristup.

Prigovor na odluku

Ako vaš zahtjev nije prihvaćen, imate pravo uložiti prigovor.

  1. Otvorite odbijeni zahtjev u popisu "Moji zahtjevi"
  2. Kliknite "Uloži prigovor"
  3. Opišite razlog prigovora i po potrebi priložite dodatne dokumente
  4. Kliknite "Pošalji prigovor"
  5. Pratite odgovor vrtića na istoj stranici

Česta pitanja

Da. Za svako dijete predajete zasebni zahtjev. Kliknite "Novi zahtjev" za svako dijete posebno.
Da. Sustav radi na svim uređajima — mobitelu, tabletu i računalu. Ne trebate instalirati nikakvu aplikaciju.
Na stranici za prijavu kliknite "Zaboravljena lozinka". Unesite email adresu i dobit ćete link za postavljanje nove lozinke. Link vrijedi 24 sata.
Ne možete sami mijenjati podatke nakon predaje. Obratite se vrtiću — djelatnici mogu vratiti zahtjev na doradu kako biste unijeli ispravke.
Ovisi o vrtiću i broju zaprimljenih zahtjeva. Obično je to nekoliko tjedana od zatvaranja upisnog roka. Pratite status u aplikaciji — dobit ćete i email obavijest pri svakoj promjeni.
Bodovi se računaju automatski prema kriterijima koje je postavio vrtić (npr. zaposlenje roditelja, broj djece u obitelji, posebne okolnosti). Možete vidjeti svoje bodove na stranici zahtjeva.
Vaše podatke vide samo djelatnici vrtića u koji ste predali zahtjev. Podaci su strogo odvojeni između vrtića — nitko iz drugog vrtića ne može vidjeti vaš zahtjev. Sustav je u skladu s GDPR propisima.

Sadržaj

Prijava u sustav

Vaš korisnički račun kreira administrator vrtića. Dobit ćete email s podacima za prijavu.

  1. Otvorite stranicu vrtića u pregledniku
  2. Kliknite "Prijava"
  3. Unesite email i lozinku koje ste dobili od administratora
  4. Automatski ćete biti preusmjereni na stranicu za pregled zahtjeva
Savjet Preporučujemo da nakon prve prijave promijenite lozinku u postavkama profila.

Pregled zahtjeva

Na glavnoj stranici vidite popis svih zaprimljenih zahtjeva za upis.

  1. Nakon prijave automatski se otvara popis zahtjeva
  2. Koristite polje za pretragu da pronađete zahtjev po imenu djeteta ili roditelja
  3. Koristite padajući izbornik "Svi statusi" za filtriranje po statusu
  4. Kliknite na šifru zahtjeva (npr. HLO-2026-001) za otvaranje detalja
Sortiranje Kliknite na zaglavlje stupca "Datum" za sortiranje zahtjeva od najnovijeg prema najstarijem (ili obrnuto).

Obrada zahtjeva

Kada otvorite pojedini zahtjev, vidite sve podatke koje je roditelj unio.

  1. Otvorite zahtjev klikom na njegovu šifru
  2. Pregledajte podatke o djetetu, roditeljima i priložene dokumente
  3. Za promjenu statusa kliknite padajući izbornik "Status" i odaberite novi status
  4. Ako trebate, dodajte internu bilješku — nju roditelj ne vidi
Dokumenti Priložene dokumente možete pregledati klikom na naziv datoteke — otvorit će se u novom prozoru.

Zakazivanje razgovora

  1. Otvorite zahtjev za koji želite zakazati razgovor
  2. Promijenite status u "Inicijalni razgovor"
  3. Unesite datum i vrijeme razgovora
  4. Roditelj će automatski dobiti email obavijest s terminom
  5. Nakon razgovora, unesite bilješku s razgovora u polje za bilješke

Donošenje odluke

  1. Otvorite zahtjev
  2. Promijenite status u "Prihvaćen" ili "Odbijen"
  3. Roditelj će automatski dobiti email obavijest o odluci
Pažnja Promjena statusa u "Prihvaćen" ili "Odbijen" šalje email roditelju. Provjerite da je odluka ispravna prije potvrde.

Grupne akcije

Možete promijeniti status više zahtjeva odjednom.

  1. Na popisu zahtjeva označite kvačice pored zahtjeva koje želite obraditi
  2. Ili kliknite kvačicu u zaglavlju tablice za odabir svih
  3. Pojavit će se traka s opcijama — odaberite novi status iz padajućeg izbornika
  4. Kliknite "Primijeni"

Izvoz podataka

  1. Na popisu zahtjeva kliknite gumb "Export CSV"
  2. Preuzet će se tablica sa svim zahtjevima koju možete otvoriti u Excelu
  3. Za preuzimanje svih priloženih dokumenata, kliknite "Preuzmi sve (ZIP)"
Savjet CSV izvoz uključuje sve filtrirane zahtjeve. Ako želite izvesti samo određeni status, prvo postavite filter pa onda kliknite "Export CSV".

Postavke vrtića

Administratori mogu upravljati postavkama vrtića. Kliknite na karticu "Postavke" na dnu stranice zahtjeva.

  1. Programi — dodajte ili uredite programe (npr. cjelodnevni, poludnevni)
  2. Kriteriji bodovanja — postavite kriterije i bodove za automatsko rangiranje
  3. Potrebni dokumenti — odredite koje dokumente roditelji moraju priložiti
  4. Korisnici — dodajte nove djelatnike ili promijenite uloge
  5. Upisi — otvorite ili zatvorite upisni rok, postavite datume
Pažnja Promjena kriterija bodovanja ne mijenja bodove na već predanim zahtjevima. Nove bodove dobivaju samo novi zahtjevi.

Česta pitanja

U kartici "Postavke" → "Korisnici" kliknite "Dodaj korisnika". Unesite ime, email i odaberite ulogu (djelatnik ili administrator). Novi korisnik će dobiti email s podacima za prijavu.
U kartici "Postavke" → "Upisi" kliknite "Otvori upise". Možete postaviti datum početka i završetka upisnog roka. Dok su upisi zatvoreni, roditelji ne mogu predavati nove zahtjeve.
Promijenite status zahtjeva natrag u "Zahtjev podnijet". Roditelj će moći urediti podatke i ponovo predati zahtjev. Obavijestite roditelja emailom ili telefonom što treba ispraviti.
Da. Na stranici svakog zahtjeva postoji povijest promjena statusa s datumom, vremenom i imenom djelatnika koji je napravio promjenu.
Na stranici zahtjeva vidjet ćete prigovor roditelja. Možete odgovoriti na prigovor i po potrebi promijeniti odluku (status zahtjeva).

Zaštita osobnih podataka

Sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) i hrvatskim propisima o zaštiti osobnih podataka.

Koja prava imate?

Pravo na pristup
Možete preuzeti sve svoje podatke u strojno čitljivom formatu (JSON). Idite na Profil → Preuzmi moje podatke.
Pravo na ispravak
Osobne podatke možete ažurirati u bilo kojem trenutku na stranici Profil.
Pravo na brisanje
Možete zatražiti potpuno brisanje svog računa i svih povezanih podataka. Idite na Profil → Obriši moj račun. Ova radnja je nepovratna.
Pravo na prigovor
Za sve upite vezane uz zaštitu podataka obratite se na info@e-vrtic.hr.

Koji se podaci obrađuju?

Tko obrađuje podatke?

Voditelj obrade je vrtić kojem podnosite zahtjev za upis. Platforma e-Vrtić djeluje kao izvršitelj obrade i koristi sljedeće podizvršitelje:

Hetzner Online GmbHHosting servera (Njemačka, EU)
Cloudflare Inc.DNS, SSL certifikati, zaštita od botova
Resend Inc.Slanje transakcijskih emailova
Amazon Web ServicesBackup podataka (EU Frankfurt)

Koliko dugo čuvamo podatke?

Osobni podaci čuvaju se 7 godina od zadnje aktivnosti na računu. Nakon tog perioda podaci se automatski brišu. Možete zatražiti ranije brisanje u bilo kojem trenutku.

Sigurnosne mjere

Pravna osnova

Obrada osobnih podataka temelji se na privoli roditelja/skrbnika (čl. 6(1)(a) GDPR) te legitimnom interesu provedbe upisnog postupka (čl. 6(1)(f) GDPR). Podaci o djeci obrađuju se isključivo uz privolu roditelja, sukladno čl. 8 GDPR-a.

Trebate dodatnu pomoć? Javite se na info@e-vrtic.hr